Affecter vos collaborateurs

L’entreprise, c’est un ou plusieurs bâtiments mais surtout des femmes et des hommes dedans! Gérer l’environnement de travail ne se résume pas à l’aspect immobilier et matériel. Il s’agit avant tout de mettre en place une organisation fluide pour que vos collaborateurs puissent travailler dans de bonnes conditions. Il s’agit donc de s’occuper des personnes qui vont vivre l’entreprise.

Vous devez apporter des solutions à des enjeux tels que :

Mes collaborateurs auront-ils une place pour travailler ?
Puis-je optimiser l’usage de mes espaces ?
L’expérience collaborateur est-elle fluide ?
Comment adapter mes espaces aux nouveaux modes de travail ?

Mais commençons par le début !

Que signifie vraiment la notion d’affectation ?

Il s’agit de répondre à la fameuse question du “Qui est où ?” Depuis les origines du monde, la question s’est posée de “Comment l’Homme occupe son espace de vie?” En matière d’affectation, il s’agit de définir comment il occupe son espace de travail.

Plus encore que de définir quel poste de travail occupe le collaborateur, penser l’affectation signifie effectuer des choix de la part de la Direction pour savoir comment elle souhaite occuper ses locaux. Il existe en effet plusieurs façons de penser l’affectation pour répondre à des problématiques concrètes, mais aussi pour traduire les valeurs et objectifs de l’entreprise.

A quoi ça sert de penser à l’organisation des espaces de travail?

S’assurer que chaque collaborateur a une place pour travailler
Donner les moyens de travailler efficacement
S’assurer que vos salariés sont bien installés
Répondre à mes obligations d’employeur en matière de santé et de sécurité

Pourquoi définir une stratégie d’affectation ?

Quels sont les intérêts d'affecter des personnes dans le bâtiment ?

#Efficacité

Performance et productivité

#QVT

Collaboration et convivialité

#surfaces

Optimisation de l'occupation

#ROI

Réduction des coûts

Évolution des stratégies d'affectation

Affectation Sédentaire

Bureau

Avant l’avènement du travail hybride, la notion d’affectation était peu questionnée, puisque reposant sur un modèle quasi unique au sein des entreprises : l’affectation sédentaire.

La stratégie d’affectation sédentaire, 1 personne = 1 poste de travail fixe, prend principalement en compte 3 paramètres :

Le nombre de collaborateurs : j’ai autant de postes de travail que de collaborateurs.
Les mouvements internes
Le Turn-over départ/arrivée

Ces deux derniers points renvoient à la mise à jour régulière de l’information et à l’accès à celle-ci par les fonctions supports et les autres collaborateurs de l’entreprise

Open space

Évolutions liées au télétravail

L’arrivée du télétravail a mis en exergue un constat déjà présent au sein des entreprises : les postes de travail ne sont jamais occupés à 100%. Congés, maladies, déplacements professionnels impliquent des places vacantes dont le nombre a considérablement augmenté avec la mise en place du travail hybride.

Le travail hybride

Les postes de travail partagés

Le Full-Remote

Dernier né du travail hybride :
le Flex Office

C'est quoi le Flex Office?

Bureau flexible en français

Le collaborateur n'a pas de poste de travail attitré. Il choisit son poste de travail en fonction de ses besoins. Né de l’évolution des modes de travail au début des années 2010, le Flex Office connaît aujourd’hui un essor croissant, dopé par la pandémie de COVID-19 qui a accru le recours au télétravail.

Le Flex-Office par territoires

Chaque organisation a son quartier

Les collaborateurs d'une même organisation (service / direction / Business Unit) disposent de postes de travail regroupés sur une zone donnée. À l'intérieur de ce quartier, ils peuvent s'installer comme ils le souhaitent. On constate souvent qu'à l'intérieur d'un territoire, des habitudes d'installation au poste de travail se mettent en place naturellement.

Le Flex-Office en réservation

Liberté et autonomie totale des collaborateurs

Chaque occupant du bâtiment doit réserver son poste de travail en amont de sa venue ou à son arrivée en fonction des postes disponibles. Il peut s'installer là où il le souhaite. Cela lui permet de choisir d'utiliser des espaces spécifiques en fonction de ses missions de la journée. Cette agilité de l'environnement de travail est lié à un écosystème digital adapté à l'utilisateur final.

Quelle stratégie d’affectation des postes de travail choisir?

Identifier les besoins et particularités de l'entreprise

L’affectation idéale : une stratégie mixte personnalisée

Laisser les personnes libres de s’installer où elles veulent ?

Votre stratégie, c’est de ne pas avoir de stratégie ! Vous laissez vos collaborateurs s’installer où bon leur semblent, quand ils veulent, où ils veulent.

Ce que ma stratégie d’affectation dit de mon entreprise

La place donnée aux organisations est révélatrice de l’importance que lui accorde l’entreprise. De même, quantifier la surface d’un poste de travail dans les BU peut identifier des différences importantes et donner à la direction les clés d’une organisation plus égalitaire et équilibrée. Fini d’entendre dire que les postes de travail au marketing sont mieux que ceux de la compta. Un pilotage éclairé montre par A+B que tous les collaborateurs disposent d’un espace de travail équivalent.