Aménager vos espaces
Rien ne ressemble plus à un bâtiment qu’un autre bâtiment, en particulier lorsqu’il est vide. Ce qui donne vie à vos bureaux, ce qui donne l’identité de l’entreprise, c’est la façon dont vous occupez vos surfaces. Un nécessaire travail d’identification des besoins et de projection vous permet d’aménager vos espaces.
Objectif : qu’ils correspondent le mieux possible à votre activité, à votre cœur de métier bien sûr, mais également qu’il serve à toutes les fonctions supports. Votre bâtiment renferme un véritable écosystème interne, ce “petit monde” qu’est votre entreprise au quotidien.
Quand (re)penser l’aménagement de vos locaux?
Ces questionnements stratégiques concernant l’aménagement des surfaces tertiaires de l’entreprise interviennent à différents moments de votre activité. Agencer, déménager, réorganiser ses locaux et son mobilier sont monnaie courante lors de :
-
La conception et la construction d’un bâtiment neuf
-
L’installation dans de nouveaux locaux (prise au bail / déménagement)
-
L’agencement d’un plateau-nu
-
Le réagencement suite à des modifications de fonctionnement interne ou changements organisationnels
-
Les aménagements temporaires en mode projet ou pendant des travaux
De quoi avez-vous besoin pour aménager les bureaux de votre entreprise ?
Pour préparer cette appropriation de vos locaux, le brainstorming s’impose. Le Comité Exécutif, les Ressources Humaines, les services de l'Environnement de Travail, nombreux sont ceux qui peuvent porter de l’information utile et faire remonter les besoins des collaborateurs.
Quel que soit le projet d'aménagement que vous menez, qu’il soit mené en interne ou confié à un tiers, gérer son ou ses bâtiments repose principalement sur 2 éléments incontournables :
Des plans et des données
Disposez-vous des informations nécessaires pour aménager vos locaux de manière optimale?
Des plans
Où sont vos plans?
En quel format et sur quel support sont-ils?
Êtes-vous capable de vous servir du logiciel ad hoc?
Sont-ils précis et à jour?
Des données
De quelles informations avez-vous besoin?
Qui possède ces renseignements?
Comment avoir accès à ces données?
Sont-elles fiables et à jour ?
Quelles informations sont nécessaires pour aménager les locaux de l’entreprise?
Des données quantitatives
La première information que vous recherchez est bien sûr la mesure de vos surfaces.
-
De combien de m² disposez-vous?
-
Combien d’étages comporte le bâtiment ?
-
Quelle superficie occupent les parties communes?
-
Combien d’unités de passages comportent les couloirs?
-
Quel capacitaire est mentionné sur la notice de sécurité?
Des données qualitatives
Savoir qu’un bâtiment fait 300 ou 2000 m² ne signifie pas grand chose, si vous ne savez pas :
-
L' entreprise occupe-t-elle tout ou partie du bâtiment?
-
Comment sont répartis les espaces?
-
Quelles cloisons peuvent être modifiées?
-
Quels sont les types de revêtements de sols ?
Étapes pour aménager les bureaux
Cloisons et ouvertures, couloirs, escaliers, sanitaires, espace de restauration, locaux techniques, zones de stockage, parking, mobilier et équipements, etc. la liste des éléments à prévoir et à dispatcher au sein de vos m² n’en finit pas. Le travail de l’architecte ou d’un aménageur? Certes, il existe des personnes qualifiées pour vous donner des solutions clés en main. Toutefois, les choix d'aménagement reposent toujours sur la direction de l’entreprise, qui, elle seule, décide ce qui lui correspond le mieux, répond à ses besoins, dans la limite de ses moyens.
Space-planning et micro-zoning :
de quoi parle-t-on ?
Space-planning : la typologie des espaces
À partir des plans de votre bâtiment, vous allez définir les grands types d’espaces de celui-ci : bureaux, zone de stockage, open-space etc. Les différents types d'espaces sont établis en fonction des besoins propres à l'entreprise. Vous tenez compte aussi des contraintes du bâtiment. C'est à ce moment que vous réfléchissez à démolir une cloison ou à ajouter des sanitaires.
Microzoning : Qui utilise mes espaces ?
Sur ces surfaces ainsi définies, vous implantez ensuite des territoires dédiés aux différents services, directions et usages de l’entreprise : c’est le micro-zoning. La Comptabilité et les Achats seront au 2ème étage, les Ressources Humaines et l’Environnement de Travail au 3ème etc.
L’affectation des espaces aux différentes directions permet, entre autres, de procéder à la refacturation.
Quel mobilier et équipements choisir?
C’est ensuite le moment d’installer des postes de travail : du mobilier, des équipements, qui sait, un peu d’éléments de décoration à l’occasion, pour que vos collaborateurs puissent travailler.
À partir de vos plans, votre ancien mobilier pourra-t-il être réemployé? Quelle dimension pour vos plateaux de bureau, pour vos armoires? Combien de postes de travail pourra comporter ce bureau ou cet open-space?
Vous allez devoir confronter la mesure de vos plans aux dimensions mentionnées sur des catalogues, ou à celles, espérons-le, précisées dans votre inventaire. Ce n’est pas une maison de poupée, vous n’avez pas vraiment le temps de vous amuser à tout déplacer…
Plusieurs solutions sont donc envisageables. Dois-je confier cette réflexion à un tiers ou puis-je y réfléchir moi-même de façon éclairée?
Puis-je faire évoluer mon bâtiment?
Concevoir des locaux agréables à vivre, c’est bien. Être en mesure d'adapter mes bureaux aux besoins des collaborateurs c’est mieux. Lors de la conception ou de l’installation dans vos nouveaux locaux, vous avez fourni de nombreux efforts humains et financiers pour parvenir à un résultat des plus satisfaisants. Vos collaborateurs apprécient leur cadre de travail joliment aménagé, les visiteurs saluent l’élégance du mobilier et de la décoration. Bref, vous avez réussi à véhiculer l’image de marque de l’entreprise grâce à votre investissement immobilier.
Mon bâtiment évolue: Tenir à jour mes plans
Maintenant que vos collaborateurs arpentent vos murs tous les jours ou presque, que votre notoriété a fait croître vos effectifs commerciaux et marketing, vous avez dû ajouter un bureau à droite, pousser une armoire à gauche. En somme, vous avez modifié votre aménagement sur le terrain, au gré des besoins et opportunités. Mais avez-vous mis vos plans à jour? Après x mois ou années d’usage, de turn-over et de croissance des équipes, les plans fournis par votre architecte ou votre aménageur sont-ils encore le reflet de la réalité?
Mes espaces sont aménagés, je veux intégrer les données des occupants. Je dois penser à ma stratégie d’affectation.
Qui peut m’aider à réaliser
l’aménagement de mes bureaux?
Confier mon aménagement à un tiers
-
L’architecte-concepteur
-
Les aménageurs professionnels
-
Décorateur d’intérieur
Penser l’aménagement de mon bâtiment de manière autonome
-
Gérer moi-même mes plans : compétences en interne
-
Travailler uniquement avec le déménageur?