La solution est facile à prendre en main. L’interface est ludique et conviviale. Notre collaboratrice prend plaisir à utiliser l’outil Surfy, je dirai presque qu’elle s’amuse.
Sisley Paris est une entreprise française de cosmétique de luxe qui a des compétences reconnues dans le domaine du soin pour le visage, le corps et les cheveux.
Sisley utilise Surfy depuis 2019. Chantal Pereira, Directrice des Services Généraux vous raconte pourquoi elle a choisi la solution Surfy et comment elle s'en sert au quotidien.
Quand Sisley s’est intéressé à Surfy, il était avant tout question de trouver un outil digital facile à prendre en main pour gérer l’occupation de notre bâtiment. Nous avions besoin de disposer de plans intégrant des données fiables et surtout de pouvoir les mettre à jour régulièrement. Nous accueillons en effet beaucoup de nouveaux collaborateurs (+17% en 2022) et avons besoin de savoir où les installer. Cela nécessite de réagencer le mobilier, de déplacer des collaborateurs vers de nouveaux postes de travail, de s’assurer que la DSI sache où elle doit installer le matériel et le connecter au réseau etc.
Avant Surfy, nous disposions d’un outil trop lourd pour notre système informatique (AUTOCAD pour ne pas le nommer). Il n’était pas conçu pour répondre à nos besoins. Nos ordinateurs n’étaient pas assez puissants et chaque demande entraînait un temps de réponse très lent. Un vrai calvaire pour ma collaboratrice chargée de l’utilisation de l’outil.
Avec Surfy, nous avons trouvé un outil facile d’accès, à l’ergonomie attrayante et rapide. Il a bien sûr fallu un temps d’adaptation à l’opératrice mais grâce à l’accompagnement de l’équipe Surfy, cela s’est fait facilement et avec beaucoup de bienveillance et de disponibilité de leur part. Aujourd’hui, quand elle doit réaliser un nouveau scénario ou mettre à jour les plans, « elle s’amuse ».
Grâce à Surfy, nos plans sont mis à jour chaque mois pour les arrivées de collaborateurs ainsi que lors des déménagements de services ou réagencements du mobilier. Nous avons une vraie visibilité de l’occupation de nos locaux. La qualité graphique des plans, en 2D ou en 3D, apporte un vrai plus dans l’appropriation du bâtiment.
Les différents ratios et données proposés par Surfy nourrissent également une vraie réflexion en matière d’Environnement de Travail au sens large. Cela se traduit aussi bien par des choix techniques, choisir des bureaux de 140 cm au lieu de 160 par exemple, que dans la réflexion sur la qualité de vie au travail telle que veiller à l’équité de la surface des postes de travail.
L’outil Surfy a été opérationnel deux mois après la signature du contrat en mai 2019. À partir des plans AUTOCAD, plus ou moins fiables quant à la mesure exacte des surfaces intérieures, Surfy a d’abord dû procéder à un cleaning pour ne garder que l’essentiel. Sur la base de fonds de plans propres, Surfy a intégré les données du mobilier et créé les postes de travail. Surfy a ensuite importé les collaborateurs pour procéder à l’affectation des postes.
Ma collaboratrice et moi-même avons été formées aux différentes fonctionnalités de Surfy. Encore aujourd’hui, nous sommes en contact avec l’équipe, qui répond rapidement à une question, lorsqu’on ne se souvient plus d’une procédure.
Ma collaboratrice gère l’opérationnel (déménagement, réaménagement, affectation etc.), quant à moi, j’utilise plutôt les fonctions d’export et de calcul de ratio. Des exemples d’utilisation, il y en aurait à la pelle, ne serait-ce que trouver un collaborateur parmi plus de 300 répartis sur 6 étages. Avec Surfy, l’affectation des postes de travail et des places de parking est un jeu d’enfant. Quant à nos collaborateurs d’autres sites qui ont besoin d’un bureau libre pour la journée, il n’y a qu’à demander à Surfy.
L’aide de Surfy est aussi devenue essentielle lorsque la direction nous demande de repenser l’aménagement de nos bureaux. Nous pouvons proposer 3 ou 4 scénarios en 1h. Cette rapidité de réponse impressionne toujours et l’aide à la décision apportée est particulièrement appréciée.
Dernièrement, c’est notre service fiscalité qui s’est appuyé sur les plans et données de Surfy pour mesurer et requalifier les surfaces (stockage, bureau, zone technique etc.). Ils ont ainsi pu revoir au plus juste les taux d’imposition applicables. Avant, ils n’avaient qu’une vision théorique à partir de la plaquette du bâtiment.
Z#BRE est une solution de mesure en temps réel de l’occupation (entre autres) du bâtiment. Leurs capteurs ont été installés en priorité pour nos salles de réunions et nos bureaux de passage. L’installation a été faite sur la base des plans Surfy. Ces capteurs permettent de vérifier l’occupation effective de la pièce. Ainsi, si celle-ci a été réservée mais n’est finalement pas occupée, les données fournies par Z#bre permettent de l’afficher comme disponible pour d’autres utilisateurs.
Le projet est récent, un POC (Proof of Concept) est en cours depuis l'an dernier. Cette interopérabilité entre les deux solutions a été très facile à mettre en place puisque nous n’avons pour ainsi dire rien eu à faire. Les équipes de Surfy et de Z#bre ont travaillé en étroite collaboration pour mettre en place la prestation. C’est vraiment appréciable de pouvoir faire appel à différents prestataires et de ne pas avoir à tout reconstruire à chaque fois.
Avec Surfy nous avons une base fiable à partir de laquelle nos autres prestataires peuvent se référer pour proposer leurs services.
Nous allons continuer à gérer l’aménagement de nos surfaces en cherchant à être toujours plus efficients. Des réflexions sont d’ores et déjà lancées pour :
D’ici 2025, de nouvelles surfaces seront intégrées.
Avec Surfy, nous sommes en train de créer une toile, un maillage d’acteurs où chacun apporte sa pierre à l’édifice. C’est motivant et cela donne un large sens à la notion d’Environnement de Travail.
Surfy est le meilleur choix d’outil que nous puissions faire. Cela nous permet de travailler à échelle humaine, aussi bien avec la solution en tant que telle, qui est accessible et ludique, mais surtout je tiens à saluer la qualité de la relation client. L’équipe de Surfy est disponible et à l’écoute. On sent qu’ils connaissent la réalité de nos métiers (ndlr : Anne Farhane a été DET de plusieurs entreprises) et, grâce à cela, ils ont une vraie perception des besoins clients. Surfy n’est pas une solution standardisée. Elle est mise en place dans l’entreprise en tenant compte de la réalité et des besoins exprimés. Merci Surfy, pour votre écoute et votre réactivité.