Refacturer vos espaces
Qu’est-ce que la refacturation ?
La refacturation du bâtiment consiste à affecter les coûts d’exploitation immobilière aux différentes organisations au prorata de leur importance ou selon une clé de répartition définie par l’usage.
Il s’agit de répartir les coûts de l’usage des espaces entre les différentes entités qui les occupent : entités juridiques distinctes (refacturation externe) ou des organisations de l’entreprise (refacturation interne).
La mise en place d’une analyse et d’une répartition des coûts, telle qu’elle est souvent menée dans les entreprises se dotant d’un progiciel ERP (Enterprise Resource Planning), vise à associer chaque transaction financière à son centre de coût. C’est cette même démarche qui est appliquée pour la refacturation des charges du bâtiment.
Le bâtiment : 2ème charge des frais de fonctionnement
Le coût du bâtiment est la deuxième charge des frais de fonctionnement de l’entreprise après les Ressources Humaines. Votre bâtiment a donc un coût important, ou plutôt il en a plusieurs ! Maîtriser les coûts de ses espaces tertiaires, c’est mesurer précisément le coût de l’occupation.
Savoir que la location du m² de bureaux coûte plus cher à la Défense qu’à Ivry est une chose, mais cela ne prend pas en compte l’intégralité du coût de l’occupation.
Identifier les différents coûts du bâtiment
Les charges liées à votre bâtiment sont à la fois variées dans leur nature, leur fréquence (récurrentes ou ponctuelles) et dans l’importance financière qu'elles représentent. Le coût total reste cependant relativement facile à obtenir grâce à la saisie comptable dans les comptes d’immobilisation, de charges de fonctionnement etc.
Quels coûts peuvent être refacturés?
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Coût d’achat / de location des lieux de travail
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Entretien des locaux, rénovation, maintenance des équipements
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Charges variables : énergie, eau, consommables
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Charges fixes : assurance, impôts
Calculer le coût réel de vos locaux, c’est mesurer précisément la charge que représente votre bâtiment. C’est un centre de coût. Ce sont des frais qui ne peuvent être supprimés (hormis les solutions en « full-remote » càd en télétravail intégral, et encore pas toujours) mais qui peuvent être optimisés. Cette mesure objective et précise est le premier pas pour maîtriser enfin le coût des espaces tertiaires.
À qui refacturer ?
Refacturation externe
Refacturer à des entités juridiques filles (organisation en Holding)
Au sein d’une holding, la société mère n’a pas forcément vocation à assumer l’intégralité des coûts immobiliers. Une refacturation permet de partager ce centre de coût / ces frais auprès de ces différentes filiales.
Refacturer à des structures externes locataires de mes locaux
Lorsque vous louez vos espaces à un tiers, il semble normal de refacturer certains coûts liés au bâtiment. Vous facturez des surfaces louées (à condition bien sûr d’en connaître précisément la mesure !). Certaines charges communes, peuvent aussi être réparties entre les différentes entités occupant le bâtiment.
Refacturation interne
Refacturer à mes organisations et services
Affecter les coûts d’exploitation du bâtiment à ses différentes organisations (directions / services), même s’ils ne sont pas à proprement dit refacturés, est une manière de mettre en évidence la charge immobilière que la BU représente et l’analyser au regard de ses performances.
Certaines organisations, comme les fonctions supports, apparaissent comme des centres de coûts. Avant de leur jeter la pierre, il est important de prendre conscience du coût réel des autres directions. Par ailleurs, les fonctions supports, telles que l'’environnement de travail, sont aussi créatrices de valeurs pour l’entreprise. Leur ROI est à mesurer sous l’angle humain et social autant que financier.
On peut ajouter par rapport au paragraphe précédent un texte sur la position stratégique de l’ET sur l’image de l’entreprise, la QVT, avec les services associés qui participent à l’attractivité de l’entreprise aux mêmes titres que la rémunération ou les autres avantages sociaux. Exemples en vrac : bâtiment éco-conçu, services à l’occupant, lieux de convivialité (cf blablacar avec sa salle de répète de musique, yoga, parking à vélo, et aussi réparateurs de vélo sur site, …
Refacturer par projet
Intérêt de la refacturation en interne
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Maîtrise des coûts
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Prévisions et Budget
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Evaluer la rentabilité
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Equité et transparence au sein de l’entreprise
Quelles sont les différentes méthodes de refacturation des espaces?
La refacturation est en lien direct avec votre stratégie d’affectation. À partir de vos données d’occupation et de vos choix d’affectation, la refacturation peut être réalisée de différentes manières.
Refacturation au m²
La refacturation au m² est la plus facilement applicable à partir du moment où vous disposez de vos mesures de surfaces et que vous avez identifié clairement qui les occupe.
Refacturer au m² est donc la méthode la plus classique d’affectation des coûts. Plus une organisation occupe de surface pour effectuer ses missions, plus son coût immobilier est important.
Vous avez pour cela défini le coût de l’occupation au m² et vous le multipliez par les surfaces occupées par chaque centre de coût ou entité.
Refacturation au poste de travail
Dans les organisations en Flex, le rapport à l’occupation est modifié, puisque l’occupation est variable et se mesure différemment en fonction de la stratégie d’affectation adoptée.
Si vous avez défini des territoires et que ceux-ci sont dédiés à une seule organisation, la stratégie de refacturation au m² reste pertinente. Toutefois, avec le développement du travail hybride, l’occupation du bâtiment peut être beaucoup plus complexe à évaluer par exemple lorsque :
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un poste de travail disponible à la réservation flex peut être utilisé par l’ensemble des services
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un poste de travail n’est pas occupé à 100 % du temps, ni par les mêmes personnes
Dans le cas de figure numéro 1, les postes de travail accessibles à tous deviendront des parties communes. La refacturation s’effectue dans le cadre de la ventilation des parties communes.
Dans le cas numéro 2, on peut décider d’allouer un certain nombre de postes à une organisation en fonction du nombre de collaborateurs et de son taux d’occupation moyen.
La refacturation est effectuée au prorata du nombre de postes alloués à la Business Unity, en ayant au préalable établi le coût d’un poste de travail (TOTAL des charges immobilières/ NOMBRE de postes de travail).
Refacturation à la personne
Les charges immobilières peuvent être refacturées directement à l’occupant. Dans une entreprise où personne n’a de poste de travail fixe, la réservation du Flex Office permet à chaque occupant de s’installer où il le souhaite, en fonction des places disponibles. Cela nécessite de disposer des données de l’occupation en temps réel un système de réservation et/ou avec des capteurs, des QR codes à scanner à l’arrivée sur le poste de travail ou d’un système d’affichage connecté (à clarifier l’affichage connecté). Les objets connectés apportent souplesse et agilité à l’occupation des bâtiments et questionnent l’approche traditionnelle de la mesure de l’occupation.
Dans le cas du travail hybride 100% Flex, la refacturation peut aussi être effectuée à la personne. La clé de répartition entre les différentes organisations est fonction du nombre de collaborateurs.
Ce choix d’affectation des coûts peut tout à fait être réalisé avec une affectation sédentaire traditionnelle. Il s’agit de corréler plus étroitement charge immobilière et ressources humaines.
Adapter sa refacturation au modèle de l’entreprise
Les choix en matière de ressources humaines et d’environnement de travail, qui se traduisent à travers votre stratégie d’affectation et de refacturation sont révélateurs de votre vision de l’entreprise. Votre marque-employeur peut être desservie par une mauvaise stratégie de gestion de vos espaces.
Stratégie d’affectation et refacturation : un vrai choix de pilotage de l’entreprise
Vos choix d’affectation vont directement impacter la méthode de refacturation. Le mode de calcul varie entre une affectation sédentaire et un 100% Flex. Or, au sein de l’entreprise, il est rare qu’une seule méthode d'affectation soit appliquée à tous les services.
Le Direction Générale occupe en général des bureaux individuels, tandis que les zones de Flex ou d’open space seront généralisées pour des organisations supports. Les organisations dites créatives qui mettent l’accent sur la collaboration auront peut-être des territoires dédiés.
Chaque entreprise est différente dans son mode de fonctionnement interne. La refacturation des espaces peut mettre en lumière autant de pratiques qui peuvent être optimisées que des choix qui n'auraient pas été préalablement réfléchis.
En somme, pour les espaces dont vous procédez à de vrais choix d’affectation, la refacturation sera elle aussi éclairante sur la performance des organisations. Vos choix de refacturation seront la traduction d’une stratégie qui reflète les valeurs de l’entreprise.
Définir sa propre clé de répartition
Ventilation des parties communes
Ventiler les parties communes : de quoi parle-t-on?
Dans un bâtiment, tous les espaces ne sont pas affectés. Ce sont les parties communes. Certains espaces spécifiques sont également partagés entre plusieurs directions. Sont-ils pour autant des espaces communs?
De même, certains espaces ne sont pas occupés. Ce sont les surfaces dites de structure. Ventilation, gaines, isolation, ascenseur peuvent représenter une grande partie du bâtiment sans être pour autant des zones occupées. Idem pour les zones de stockage. Que faire de ces zones inoccupées mais pourtant essentielles et incontournables ?
Plus la donnée d’occupation sera précise (surface, utilisation et affectation) plus la clé de répartition pourra être affinée et refléter au mieux la réalité. À partir d’une perception éclairée, la refacturation devient une affaire de choix.
Penchons-nous sur la typologie des espaces et imaginons différentes approches.
Des approches différentes en fonction des espaces
Couloirs, escaliers, sanitaires
Par définition, couloirs, escaliers et sanitaires sont dites parties communes. Les charges inhérentes à leur entretien et à l’espace qu’elles occupent doivent être partagées de manière égale à l’ensemble de l’entreprise. Refacturées à part égale, ou pas refacturées du tout, leur mesure permet de les déduire des charges immobilières globales.
Mes parties communes occupent 40% de mon bâtiment, c’est autant à refacturer (ou non) sur mes impôts, sur ma prestation de nettoyage.
Salle de réunion
Qui occupent vos salles de réunion ? La refacturation d’espaces occupés de manière ponctuelle doit-elle être pensée comme une partie commune ou doit-elle être affinée à son occupation réelle ? Encore une fois, pour refacturer de manière précise au prorata du véritable usage du bâtiment suppose de disposer de la donnée nécessaire.
Des espaces accessibles en libre-service, sans réelle organisation de planning, restent par définition des charges communes.
Des salles de réunion dont on tient à jour un planning précis d’utilisation, grâce à la digitalisation et aux objets connectés ou de manière traditionnelle, peuvent être refacturées au prorata du temps passé ou affectées à la principale organisation utilisatrice.
Refacturer l'utilisation d’une salle de réunion d’une capacité de 12 personnes à une BU qui ne s’y réunit qu’à 4 personnes maximum peut aussi être une façon d’inciter les collaborateurs à utiliser des espaces adaptés à leurs besoins.
Refacturer devient alors une manière de faire prendre conscience de la réalité des charges de l’entreprise à l’ensemble des collaborateurs et les accompagner vers les bonnes pratiques.
Espaces dédiés
Bulle de confidentialité, salle équipée en matériel spécifique, ici encore un manque de connaissance de l’occupation conduit à les considérer comme des parties communes.