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Surfy Solutions

Les solutions Surfy aux problématiques Métier

  • Surfy Solution N° 1 : Je dois réaménager un étage complet en espace de travail ouvert, comment proposer et évaluer les différentes options possibles ?

 

Avec Surfy, je présente un choix d’aménagements à l’échelle, clair, personnalisé, avec ratio surfacique par service, zones de circulation et affectations aux postes de travail.

Je quantifie également le métrage de moquette à changer, le mobilier à déplacer et je prévois son positionnement en fonction des étapes du #réaménagement pour une reprise optimisée de l’activité des services.

Et vous, besoin d’une Surfy Solution ? : contact@surfy.pro

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  • Surfy Solution N° 2 : Je dois organiser les services Accueil et Courrier sur l’ensemble du site. Comment gérer mon courrier ou diriger un visiteur vers la bonne destination ?

 

Avec Surfy, on trouve instantanément l‘emplacement du #postedetravail d’un collaborateur à partir de son nom, de son matricule ou de toute autre indication de sa fiche.

Le prestataire Courrier peut optimiser sa tournée de manière fiable, même en cas de mouvements réguliers.

On peut aussi délivrer un plan avec l’emplacement de la personne recherchée. Le visiteur sera ainsi guidé jusqu’au poste de travail.

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  • Surfy Solution N° 3 : Tenir à jour la liste des collaborateurs et leur affectation est primordial pour moi. Comment y arriver malgré les mouvements incessants au sein de l’entreprise ?

 

Avec Surfy, on modifie en quelques clics l’#affectation de collaborateurs en fonction des informations recueillis auprès des services, par exemple par une grille de transfert. On créé facilement et rapidement une fiche Personne pour le nouvel arrivant signalé par la création de son Badge.

On peut aussi vérifier l’absence de doublon d’affectation, la cohérence des affectations en fonction des services ou la validité des informations de la fiche Personne.

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  • Surfy Solution N° 4 : Je dois faire le point sur la maintenance de mes 30 copieurs avec mon prestataire. Comment lui donner rapidement les informations dont il a besoin ?

 

Avec Surfy, je sais où sont positionnés les copieurs, je connais leur modèle et leur numéro de série, et chaque unité a son propre QR Code que je peux imprimer et coller sur l’objet. Je peux délivrer un plan permettant au prestataire de localiser chaque copieur.

Je peux aussi renseigner le numéro de contrat des machines, la date de la dernière maintenance ainsi que le #centredecoût dont dépend le copieur.

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  • Surfy Solution N° 5 : Je dois rénover les revêtements de sol d’un étage complet et prévoir l’organisation des travaux. Comment établir le cahier des charges et communiquer avec toutes les personnes impactées ?

 

Avec Surfy, je connais la superficie de chaque espace grâce aux #filtres de recherche appliqués. Je connais donc la superficie de moquette, de lino ou de n’importe quel revêtement de sol sur la zone concernée.

Je peux également délivrer un plan au prestataire indiquant les limites de chaque revêtement et communiquer avec tous les occupants affectés à ces espaces.

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  • Surfy Solution N° 6 : Le Contrôle de Gestion me demande la liste des postes de travail de la société, leur rattachement organisationnel et leur centre de coût. Comment répondre facilement et transmettre rapidement ces informations ?

 

Surfy fournit les informations directement dans la plateforme ou par export de sa base de données au format Excel. Le fichier de #Reporting créé comporte toutes les informations demandées et les clés de répartition budgétaires par m² ou par #postedetravail sont établies en fonction des besoins et des choix de chaque entreprise.

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  • Surfy Solution N° 7 : Pour préparer le dispositif de sécurité dans le bâtiment, j’ai besoin de connaitre les guide-files/serre-files, les zones d’évacuation ainsi que le ratio surfacique par service et par poste de travail.

 

Surfy permet de visualiser très rapidement les ratios surfaciques en fonction des filtres sélectionnés, les différentes zones d’évacuation, le nombre de personnes à évacuer par zone et les personnes accréditées #guide-files et #serre-files.

Je peux aussi délivrer un plan indiquant clairement les zones d’évacuation, le nom et l’emplacement du poste de travail des GF/SF.

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  • Surfy Solution N° 8 : Suite au changement d’autocom, les numéros de tous les collaborateurs ont changé. Comment mettre à jour la base rapidement rapidement ?

 

La mise à jour de la base se fait par simple import d’un fichier Excel à partir de la nouvelle liste téléphonique pour mettre à jour les fiches des collaborateurs en quelques minutes.

Le fichier d’Import permet également d’injecter en quantité dans Surfy toute mise à jour des fiches de personnes : directions ou services de rattachement, affectations aux #postesde travail, statut, mail, matricule, centre de coût…

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  • Surfy Solution N° 9 : Combien y a-t-il de Postes Libres sur le Bâtiment ? Où sont-ils ?

J’ai besoin d’une réponse rapide, quantitative et visuelle.

 

Surfy affiche directement le nombre de Places Libres par pièce, par étage et par bâtiment. Une Icône permet de les visualiser facilement sur le plan et le #Reporting fournit la liste des pièces concernées.

Il est ainsi facile de placer rapidement un nouveau collaborateur ou refacturer les Places Libres aux Services de rattachement pour une facturation au #PostedeTravail.

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  • Surfy Solution N° 10 : Je dois effectuer une étude capacitaire sur le bâtiment afin d’optimiser le regroupement des collaborateurs par Service et par Direction

 

Avec Surfy, on peut créer un scénario « Blanc » sans affectation et répartir les équipes globalement en fonction des capacités des Pièces.

Une fois la répartition faite, chaque Service peut affecter ses #postesdetravail nominativement.

L’étude capacitaire permet également de densifier ou d’aérer les espaces en ajoutant des Postes de Travail tampons.

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  • Surfy Solution N° 11 : Comment gérer mon Inventaire ?

 

Avec Surfy vous générez l’#inventaire de votre mobilier et de vos immobilisations, par familles, avec leur nombre, leur image dans Surfy, leur prix unitaire, leur date d’achat et tout champ complémentaire...en PDF et en un clic !

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  • Surfy Solution N° 12 : Je dois revoir l’implantation des surfaces pour densifier les équipes. Comment proposer rapidement et facilement plusieurs options d’aménagement ?

 

Avec Surfy, je peux dupliquer un bâtiment ou un étage pour réaliser autant de #scénarios d’implantation que nécessaire.

J’obtiens directement des plans en couleur 2D et en 3D ainsi que les ratios d’occupation par service, par type de pièce, par étage, …

Je peux ainsi optimiser les espaces partagés, maîtriser leur densification et communiquer clairement les informations pour des prises de décision facilitées.

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  • Surfy Solution N° 13 : Je désire réaliser un appel d’offre pour la prestation de nettoyage de mes locaux. Comment procéder ?

 

Avec Surfy on renseigne les cadences et fréquences de nettoyage de chaque espace en fonction de ses spécificités. Le #reporting de Surfy délivre un estimé du nombre d’heures nécessaires par mois pour assurer le nettoyage des locaux ... en un clic !

Le périmètre d’action de chaque agent de nettoyage peut être défini à l’aide de codes couleur. Grâce à la liste des équipements établie dans Surfy, on connaît également le volume de consommables à fournir dans chaque sanitaire.

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  • Surfy Solution N° 14 : Comment facturer les Parties Communes ?

 

Avec Surfy chaque surface est qualifiée que ce soit les espaces communs (circulations, toilettes, stocks, salles de réunion, …) mais aussi pour chaque Service ou Direction. Il suffit d’appliquer aux Parties Communes le ratio d’occupation de chaque Organisation pour répartir les frais de fonctionnement !

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  • Surfy Solution N° 15 : Je désire communiquer sur la #QVT dans l’entreprise, comment Surfy peut nous aider ?

 

Avec Surfy on peut qualifier les espaces en couleurs en fonction de la destination d’usage de chaque pièce selon le vocabulaire et la culture d’entreprise de chaque utilisateur : Convivialité, Repos, Sport, Espace Collaboratif, Zone Silence… afin de communiquer et promouvoir le bien-être dans votre entreprise !

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  • Surfy Solution N° 16 : Comment fiabiliser mes données d'occupation des #postesdetravail ?

 

En partageant l'accès à Surfy en mode Lecteur avec tout ou partie des collaborateurs et sans limitation, je peux impliquer les responsables de chaque service dans la mise à jour de la base de #données de Surfy !

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  • Surfy Solution N° 17 : L’entreprise reprend ses activités suite au déconfinement, comment renforcer les décisions relatives à la sécurité et communiquer auprès des salariés pour une prise en compte efficace du Protocole National de #Déconfinement des Entreprises ?

 

Avec Surfy, on dispose de fonctionnalités permettant de marquer distinctement les postes de travail condamnés, les espaces interdits ou les chemins d’accès à emprunter. On mesure et indique facilement les #distanciations requises pour une meilleure communication auprès des occupants.

On visualise également le sens de circulation des escaliers ou les espaces de stockage temporaires pour le courrier ou les colis reçus et on adapte totalement la stratégie de sécurité et la communication aux spécificités de l’entreprise.

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  • Surfy Solution N° 18 : Suite à la restructuration de l’Entreprise, les Services et Directions ont été réorganisés. Comment mettre à jour la base de données ?

 

En quelques clics, on renomme et réattribue les Services à leur nouvelle Direction. Chaque espace, chaque personne et chaque #postedetravail suivra le mouvement et sera automatiquement affecté à sa nouvelle entité.

Surfy délivre instantanément les ratios d’occupation pour la facturation aux nouvelles organisations.

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Surfy a complété son kit #Déconfinement en matérialisant ce périmètre auquel on peut rattacher un nom ou afficher tout autre renseignement nécessaire.

On dispose également du ratio d’occupation par espace afin d’adapter l’#environnementde travail aux normes de densification recommandées.

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  • Surfy Solution N° 20 : Afin d’assurer au mieux la sécurité sanitaire des occupants, le périmètre de sécurité de 4m² impose la condamnation de certains postes de travail.

Comment faire la liste des affectations aux postes utilisables ?

 

Avec Surfy, j’identifie géographiquement sur les plans les postes à mettre en quarantaine et les postes utilisables en fonction des critères du Protocole de Reprise d’activité tels que la distanciation et le périmètre de sécurité. Les #postesdetravail utilisables, les postes mis en quarantaine et leur affectation associée sont triés directement dans un fichier Excel avec les plans en 2D et 3D pour communication aux intéressés.

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