Rien ne ressemble plus à un bâtiment qu’un autre bâtiment, en particulier lorsqu’il est vide. Ce qui donne vie à vos bureaux, ce qui donne l’identité de l’entreprise, c’est la façon dont vous occupez vos surfaces. Un nécessaire travail d’identification des besoins et de projection vous permet d’aménager vos espaces.
Objectif : que vos locaux professionnels correspondent le mieux possible à votre activité, à votre cœur de métier bien sûr, mais également qu’ils soient au service de toutes les fonctions supports. Votre bâtiment renferme un véritable écosystème interne, ce “petit monde” qu’est votre entreprise au quotidien.
Comment aménager les bureaux de l'entreprise en fonction de ses besoins et de la réalité de son occupation par les collaborateurs ? On vous explique comment mener la réflexion pour prendre les bonnes décisions.
Dans cet article nous évoquons toutes les question à se poser pour aménager comme :
Ces questionnements stratégiques concernant l’aménagement des surfaces tertiaires de l’entreprise interviennent à différents moments de votre activité. Agencer, déménager, réorganiser ses locaux et son mobilier sont monnaie courante lors de :
Dans chacune de ces situations, c'est tout ou partie de l'aménagement de votre bâtiment qui doit être repensé. Ce sont :
Ces différents changements, temporaires ou permanents, peuvent être pilotés plus ou moins facilement en fonction des informations et outils à votre disposition.
Pour préparer l'aménagement de vos locaux, le brainstorming s’impose. Le Comité Exécutif, les Ressources Humaines, les services de l'Environnement de Travail, nombreux sont ceux qui peuvent porter de l’information utile et faire remonter les besoins des collaborateurs.
Quel que soit le projet d'aménagement que vous menez, qu’il soit piloté en interne ou confié à un tiers, gérer son ou ses bâtiments repose principalement sur 2 éléments incontournables :
La première information que vous recherchez est bien sûr la mesure de vos surfaces.
Savoir qu’un bâtiment fait 300 ou 2000 m² ne signifie pas grand chose, si vous ne savez pas :
Dans un monde idéal, la Direction de l'Environnement de Travail dispose de toutes ces informations et bien plus encore, notamment grâce à un référentiel digital de plans et de données qui centralisent toutes les informations nécessaires dans une sorte de jumeau digital du bâtiment. Outre le fait de regrouper l'information sur un même support de base, cette copie numérique a plusieurs avantages :
Une fois que vous avez vos plans et vos données et que vous avez défini vos attentes, vous pouvez passer à l'opérationnel.
Vos choix d'affectation impactent directement l'aménagement de vos locaux.
Vous pouvez lire :
En fonction de la phase d'aménagement concernée, différents prestataires peuvent intervenir dans la conception de nouveaux espaces de travail :
Ces professionnels de l'aménagement immobilier sont au service de votre projet, de votre vision, de vos projets. Ils auront eux aussi besoin de pouvoir s'appuyer sur des plans et des données fiables. À défaut, ils devront les réaliser et les collecter eux-mêmes, ce qui représente nécessairement des frais supplémentaires pour votre entreprise. La maîtrise de votre patrimoine immobilier est donc aussi une manière d'économiser de l'argent. En conservant précieusement vos données du bâtiment et en les tenant à jour, vous éviter de devoir recommencer la démarche lors de chaque nouveau projet d'aménagement.
Posséder son référentiel de plans et de données, double digital du bâtiment, vous permet également d'envisager de piloter vous-même vos changements d'aménagement (hors interventions structurelles du bâtiment, impliquant obligatoirement le recours à un architecte).
Concevoir de nouveaux plans d'aménagement pour vos bureaux ne nécessite pas forcément qu'un de vos collaborateurs ait un BAC+12 en poche, notamment lorsqu'il s'agit de déplacer des personnes ou de changer la disposition du mobilier. Toutefois, pour éviter de mener le projet "à la force des bras" au sens propre, avoir la possibilité de tester virtuellement les différentes configurations sera un gain de temps et d'énergie.
Utiliser des logiciels de conception de bâtiment est une méthode fastidieuse et gourmande en compétence. La méthode papier crayon et mètre ruban sera quant à elle bien chronophage.
Il convient donc d'utiliser l'outil digital adéquat pour imaginer la configuration de vos locaux, en tenant compte des mesures réelles des espaces et du descriptif précis du mobilier.
Déménagement ponctuel pendant des travaux ou emménagement dans de nouveaux locaux, vous pouvez faciliter le travail du déménageur et rendre vos bureaux plus rapidement opérationnels si vous maîtrisez les informations essentielles au transfert.
En matière d'affectation des personnes, vous devrez préciser pour chaque personne son poste de travail de départ et son poste de travail d'arrivée. De même, grâce à un simple étiquetage préalable, vous désignerez le matériel afférent à chaque poste de travail et la localisation des équipements communs.
Surfy nous sert de référentiel de l’Environnement de Travail pour :
● Maîtriser l’occupation de nos locaux En 4 ans, nous avons eu à gérer 6 gros projets de déménagement liés à de la réorganisation structurelle en lien avec la crise sanitaire et à l’optimisation des m² avec le télétravail. C’est la visibilité que l’on a grâce à Surfy qui nous a permis de procéder à ces optimisations d’occupation de nos surfaces.
● Gérer tous nos projets de déménagement
On a par exemple piloté le déménagement de notre siège social vers le XVème arrondissement, de A à Z, depuis les scénarios d’implantation avec l’architecte à la logistique de déménagement en passant par le choix du mobilier adapté. Idem pour le site de Colombes.
La logistique de déménagement du mobilier et des effets personnels des collaborateurs par le déménageur est largement facilitée. Imaginez le gain de temps que cela représente pour lui d’avoir un listing et des plans précis avec chaque carton et mobilier identifiés de leur point de départ à leur point d’arrivée. Le déménagement de plusieurs services a été mené porte à porte en 1 journée, avec des équipes opérationnelles dès le lundi matin, qui ont retrouvé toutes leurs affaires dans leurs nouveaux bureaux.
En résumé, l'aménagement de vos bureaux repose sur une vision claire de vos attentes et besoins et la maitrise des données du bâtiment. La modélisation sous forme de plans virtuels vous aide à vous approprier les espaces et à choisir la disposition la plus adaptée à votre activité. Vous pouvez aussi la faire évoluer dans le temps. En fonction de l'envergure du projet et avec les bons outils, une gestion autonome de vos aménagements est tout à fait envisageable. Pour les projets de plus grande ampleur, le recours à une base digitale fiable et partageable facilite la conduite de projet avec les prestataires.
